DISEÑO DE PAGINA (EXCEL)

DISEÑO DE PAGINA

TEMAS: Si nos vamos a la ficha "Diseño de página", veremos en la parte izquierda el apartado "Temas" que nos permitirá cambiar el predeterminado de Word 2007 por otro cualquiera de los muchos que tenemos a nuestra disposición:

Por defecto, cuando creamos un nuevo documento, Word 2007 le aplicará el tema Office (ver imagen de arriba). Pero nosotrospodremos fácilmente elegir cualquier otro de los que tenemos disponibles:

Por ejemplo, voy a seleccionar el tema Brío (picando sobre el icono que vés en la imagen). Esto lo que hará será cambiar un conjunto de configuraciones para el documento (fuente de letra, tamaño de texto, estilos...):Si examinas ahora los colores, la fuente de letra y los efectos (los tres iconos a la derecha de "Temas", verás los cambios:

Configurar página
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2007 nos permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, ...
Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, desde la vista preliminar, deberemos hacer clci en el botón Configurar página...
Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página descrito a continuación. Dicho cuadro consta de 4 fichas.
La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.

Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el papel siempre de la misma forma).
En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...).
Observa como en la parte derecha disponemos de un botón para ir a opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir.
Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.

En esta ficha podrás modificar los márgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo: de las hojas a imprimir.
Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:, también nos permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúen.
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.
Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de página.En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso están vacíos, ya que no hay ningún encabezado ni ningún pie de página asignado a nuestra hoja de cálculo. En estos recuadros aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido.
En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles encabezados a utilizar.
Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botón Personalizar encabezado...

En el recuadro Pie de página: aparece el tipo de pie de página elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles pies de página a utilizar.
Para modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar pie de página...
Para conocer cómo personalizar los encabezados o pies de página
Dentro del cuadro de diálogo Configurar página tenemos la ficha Hoja que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.

En Área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres imprimir.
En Imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:
Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro.
Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:
Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.
Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores.
Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

AJUSTAR AREA DE IMPRESION

En esta subpestaña se encuentra ancho, alto y escala:

El ancho es el resultado de la impresion para ajustarlo a un numero maximo de paginas.
El alto es el resultado de la impresion para ajustar a un numero maximo de paginas.

La escala es la que aumenta o disminuye el resultado de la impresion en un porcentaje de su tamaño real.

El ancho y el alto maximos se deben en establecer en automatico para poder utilizar esta caracteristica.
OPCIONES DE LA HOJA

Ver la linea de cuadriculas muestra la lineas entre filas y columnas para facilitar la edicion y la lectura.


Estas lineas no se imprimiran a menos que tambien se seleccione imprimir.

Imprimir cuadriculas imprime las lineas entre filas y columnas en la hoja para facilitar la lectura.

Ver encabezados muestra los encabezados de fila y columnas, los encabezados de fila son los numeros de fila situados al lado de la hoja, los encabezados de columna son las letras o numeros que aparecen encima de las columnas de una pagina.

Imprimir encabezados los encabezados de fila son los numeros de filas situados al lado de la hoja, los encabezados de las columnas son las letras o numeros que aparecen encima de las columnas de una pagina.

ORGANIZARTraer al frente es aquel que al hacer clic encima que trae un nivel hacia adelante el objeto seleccionado o al frente de todo los objetos.

Enviar al fondo es que al ser clic encima para enviar un nivel hacia atras el objeto seleccionado o al fondo de todos los objetos.

Panel de seleccion es para ayudar a seleccionar objetos individuales y para cambiar el orden y la visibilidad.

Alinear es el borde de los objetos seleccionados, puede centrarlos o distribuirlos de manera uniforme en la pagina.

Agrupar los objetos que se puedan considerar como un solo objeto.

Girar, gira o voltea el objeto seleccionado.

FICHA "INSERTAR" (EXCEL)

La ficha insertar en Excel sirve para insertar sencillamente graficos, imagenes, formulas, tablas dinamicas, wordArt, entre otras cosas 
la ficha en Excel 2007 es algo asi: 




La primera parte que es Tablas, tiene 2 funciones las cuales con tablas dinamicas y otra que es simplemente tablas.
Las tablas dinamicas sirven para facilitar la organizacion y resumir datos complicados y profundizar en los detalles.
Las tablas permiten ordenar, filtrar datos y dar formato a los datos de una hoja mas facilmente. 



En ilustraciones se pueden insertar imagenes desde archivo, imagenes prediseñadas incluyendo dibujos videos sonidos o fotografias, formas inserta figuras como circulos rectangulos etc y SmartArt que es una nueva aplicacion de Excel 2007 qe sirve para insertar graficos mas complejos como lo son el diagrama de Venn y organigramas. 



La insercion de graficos en Excel 2007 es totalmente igual o hasta un mas sencilla por que la misma ficha cambia a Herramientas de grafico al momento que es insertado el mismo



Asi es como se muestran las herramientas de un grafico despues de haber sido insertado.



La seccion de Hipervinculos sirve para crear facilmente vinculos a una pagina web, imagen, direccion de correo electronico o un programa. 



Por ultimo esta la seccion de Texto que donde se pueden insertar Cuadros de textos, WordArt encabezados pies de paginas simbolos y entre otras opciones mas.



Las fichas implementadas en Excel 2007 hacen el trabajo mucho mas sencillo que en su version 03, por qe en cada seccion el mismo programa te de una simple explicacion de la funcion en cada opcion.

MENU DE INICIO (EXCEL)

La ficha de menú Vista Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta de opciones de Excel y sirve para cambiar la forma de ver la hoja de trabajo, permite ver u ocultar las líneas de la cuadrícula que forman las celdas de la hoja de trabajo, además de ajustar el zoom del documento (acercar o alejar el contenido).

Los comandos que forman parte de la ficha de menú Vista se organizan en grupos: Vistas del libro, Mostrar y ocultar, Zoom, Ventana y Macros.

Los elementos que forman parte de la barra de menú Vistas se describen a continuación:

Vista del Libro:

• Diseño de Impresión: Muestra el documento tal como nos va a quedar impresa.
• Lectura de pantalla completa: Muestra el documento en vista de lectura o en pantalla completa para maximizar el espacio disponible para la lectura o comentarios del documento.
• Diseño web: Muestra el documento como seria como página web.
• Esquema: Muestra el documento como un esquema y muestra las herramientas del esquema
• Borrador: Muestra el documento como un borrador para editar texto rápidamente.

Mostrar u Ocultar:

• Regla: Muestra las reglas utilizada para medir y alinear objetos del documento.
• Líneas de la cuadricula: Activa las líneas de las cuadriculas para alinear los objetos del documento.
• Barra de mensajes: Abre la barra de mensajes para completar cualquier acción necesaria en el documento.
• Mapa del documento: Abre el mapa del documento que le permite, mediante una vista de estructuras del documento.
• Vista en miniatura: Abre el panel de miniaturas para utilizar para desplazarse por un documento grande con pequeñas imágenes de cada página.

Zoom:

• Zoom: Abre el cuadro de dialogo de zoom para especificar el nivel de zoom en el documento.
• 100%: Aplica un zoom de 100% del tamaño normal del documento.
• Una página: Acerca todo el documento para que se ajuste toda la página en la ventana.
• Dos páginas: Acerca el documento para que dos páginas aparezcan en la ventana.
• Ancho de página: Acerca el documento para que el ancho de página coincidan con el ancho de la ventana.

Ventana:

• Nueva ventana: Abre una nueva ventana que tenga vista del documento actual.
• Organizar todo: Coloca el mosaico de todas las ventanas de los programas abiertos en paralelo en la pantalla.
• Dividir: Divide la ventana actual en dos partes para que puedan ver las diferentes secciones del documento al mismo tiempo.
• Ver en paralelo: Muestra todo el documento en paralelo para poder comparara el contenido.
• Desplazamiento sincrónico: Sincroniza el desplazamiento de todos los dos documentos para que se desplacen juntos.
• Restablecer posición de la ventana: Restablece la posición de la ventana del documento que se está comprando en paralelo para que compartan la pantalla.
• Cambiar ventanas: Pasa una ventana abierta actualmente.

Macros:

• Macros: Ver la lista de macros desde la que se puede ejecutar crear o eliminar un macro.

FORMULARIO EN ACCESS

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.

Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos. Microsoft Office Access 2007 incluye nuevas herramientas que ayudan a crear formularios con rapidez, así como nuevos tipos de formulario y nuevas características que mejoran el uso de las bases de datos.

Access

Posiblemente, la aplicación más compleja de la suite Office, sea Access, una base de datos visual. Como todas las modernas bases de datos que trabajan en el entorno Windows, puede manejarse ejecutando unos cuantos clic de mouse sobre la pantalla. Access contiene herramientas de diseño y programación reservadas a los usuarios con mayor experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; están preparadas para tareas muy comunes, que cualquiera puede realizar en un momento determinado –ordenar libros, archivar documentación, etc.-.

5. Objetos de la base de datos

Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante veremos qué es un campo.

Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)

Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.

Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.

Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic

6. Conceptos básicos de una base de datos

Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de información que cargaramos en dicho campo, esta puede ser:

• Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255
• Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres
• Numérico: para introducir números
• Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora
• Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario
• Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido
• Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.
• Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.
• Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web
• Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Registro: es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil y organizada.

Propiedades generales de los campos

PROPIEDAD	DESCRIPCIÓN	TIPO DE CAMPO
Tamaño del campo	Permite establecer la longitud máxima de un campo de texto numérico.	Texto, numérico, contador
Formato	Permite determinar la apariencia de presentación de los datos, utilizando los formatos predefinidos o nuestros propios formatos	Todos, excepto OLE y Memo
Lugares decimales	Permite especificar el número de cifras decimales para mostrar los números.	Numérico y moneda
Máscara de entrada	Permite controlar y filtrar los caracteres o valores que los usuarios introducen en un control de cuadro de texto, evitando errores y facilitando su escritura.	Texto, numérico, fecha/hora, moneda
Título	Permite definir una etiqueta de campo predeterminada para un formularios o informe	Todos
Valor predeterminado	Introduce en el campo un valor cuando se agregan nuevos registros (long. Máx. 255 caracteres)	Todos, excepto OLE y contador
Regla de validación	Permite escribir la condición que deben satisfacer los datos introducidos para ser aceptados	Todos, excepto OLE y contador
Texto de validación	Define el texto del mensaje que se visualiza cuando los datos no cumplen las condiciones enumerdas en la regla de validación	Todos excepto OLE y contador
Requerido	Permite especificar si es necesario que exista un valor en un campo.	Todos excepto contador
Permitir longitud cero	Permite especificar si una cadena de longitud cero ("") es una entrada válida para el campo	Texto, memo
Indexado	Define un campo como índice o campo clave.	Texto, numérico, contador, fecha/hora.

Las propiedades de un campo, se establecen seleccionando el campo y haciendo clic en la propiedad deseada del cuadro PROPIEDADES DEL CAMPO situado en la parte inferior de la ventana DISEÑO DE TABLA.

Access tiene una configuración predeterminada para las propiedades de cada uno de los tipos de campo. Sin duda la más importante es el tamaño del campo, ya que este nos permitirá hacer una estimación del espacio ocupado por nuestra base de datos en el disco fijo.

Estructura De Tablas en Access

ESTRUCTURA DE TABLAS EN ACCESS

Puede utilizar Access para administrar todos sus datos en un solo archivo. Dentro de un archivo de base de datos de Access, puede utilizar:

• Tablas para almacenar los datos.
• Consultas para buscar y recuperar exactamente los datos que desee.
• Formularios para ver, agregar y actualizar datos en las tablas.
• Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.

 Guardar una vez los datos en una tabla, pero verlos desde varias ubicaciones. Cuando se actualizan los datos, se actualizan automáticamente en cualquier lugar que aparezcan.

 Recuperar datos mediante una consulta.

 Ver o introducir datos mediante un formulario.

 Visualizar o imprimir datos mediante un informe.

Todos estos elementos: tablas, consultas, formularios e informes son objetos de bases de datos.

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 NOTA   Algunas bases de datos de Access contienen vínculos a tablas que están almacenadas en otras bases de datos. Por ejemplo, puede tener una base de datos de Access que no contenga nada más que tablas y otra base de datos de Access que contenga vínculos a esas tablas, así como consultas, formularios e informes basados en las tablas vinculadas. En la mayoría de los casos, no tiene importancia si se trata de una tabla vinculada o si está realmente almacenada en la base de datos.

Tablas y relaciones

Para almacenar los datos, se crea una tabla para cada tipo de información del que se hace un seguimiento. Los tipos de información podrían incluir información de los clientes, productos y otros detalles. Para reunir los datos procedentes de varias tablas en una consulta, formulario o informe, hay que definir las relaciones entre las tablas.

 La información de los clientes que una vez existió en una lista de direcciones, ahora está ubicada en la tabla Clientes.

 La información de pedidos que una vez estuvo en una hoja de cálculo, ahora está ubicada en la tabla Pedidos.

 Un identificador exclusivo, como un Id. del cliente, distingue un registro de otro dentro de una tabla. Al agregar un campo de identificador exclusivo de una tabla a otra tabla y definir una relación entre los dos campos, Access puede hacer coincidir los registros relacionados de ambas tablas para que pueda reunirlos en un formulario, informe o consulta.

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Consultas

Una consulta puede ayudarle a recuperar los datos que cumplen las condiciones que especifique,  incluidos los datos de varias tablas. También puede utilizar una consulta para actualizar o eliminar varios registros a la vez y realizar cálculos predefinidos o personalizados con los datos.

 La tabla Clientes tiene información sobre los clientes.

 La tabla Pedidos tiene información sobre los pedidos de los clientes.

 Esta consulta recupera el Id. de pedido y los datos de la fecha que se requiere de la tabla Pedidos y el nombre de la compañía y los datos de la ciudad de la tabla Clientes. La consulta sólo devuelve los pedidos que se requerían en abril y sólo para los clientes con sede en Londres.

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Formularios

Se puede utilizar un formulario para ver, introducir o cambiar los datos de filas de una en una fácilmente. También se puede utilizar un formulario para realizar otras acciones, como enviar datos a otra aplicación. Los formularios contienen normalmente controles que están vinculados a campos subyacentes de las tablas. Al abrir un formulario, Access recupera los datos de una o más tablas y los muestra en el diseño que haya elegido al crear el formulario. Puede crear un formulario mediante uno de los comandos Formulario de la cinta de opciones, el Asistente para formularios, o crear su propio formulario en la vista Diseño.

 Las tablas muestran muchos registros al mismo tiempo, pero es posible que tenga que desplazarse horizontalmente para ver todos los datos de un solo registro. Asimismo, al visualizar una tabla no puede actualizar los datos de más de una tabla al mismo tiempo.

 Los formularios se centran en un registro cada vez y pueden mostrar campos de más de una tabla. También pueden mostrar imágenes y otros objetos.

 Los formularios pueden tener un botón donde hacer clic para imprimir un informe, abrir otros objetos o realizar otras tareas automatizadas.

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Informes

Los informes se pueden utilizar para analizar rápidamente los datos o presentarlos de una forma concreta, impresos o en otros formatos. Por ejemplo, puede enviar a un colega un informe que clasifique los datos y calcule los totales. O puede crear un informe con los datos de la dirección en un formato para imprimir etiquetas postales.

 Utilizar un informe para crear etiquetas postales.

 Utilizar un informe para mostrar los totales en un gráfico.

 Utilizar un informe para mostrar los totales calculados.